WHT pod lupą fiskusa – jakie błędy mogą narazić firmę na kontrolę?

Obszary ryzyka w WHT - na co zwraca uwagę fiskus?

Należy pamiętać, że podatek u źródła to nie tylko temat dywidend czy odsetek. W praktyce organy podatkowe coraz częściej koncentrują się również na innych kategoriach płatności transgranicznych – w szczególności na należnościach licencyjnych, usługach niematerialnych (takich jak usługi doradcze, marketingowe, badawcze, zarządcze) oraz opłatach za korzystanie z urządzeń przemysłowych. Te obszary również budzą zainteresowanie fiskusa – zwłaszcza w sytuacjach, gdy podatnik korzysta ze zwolnień lub obniżonych stawek na podstawie umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Właśnie w takich przypadkach organy podatkowe szczegółowo badają, czy podatnik dochował należytej staranności oraz czy zagraniczny kontrahent spełnia warunki uznania go za rzeczywistego odbiorcę należności (tzw. beneficial owner). Pod lupą znajdują się także: aktualność i wiarygodność certyfikatów rezydencji, ewentualne pośrednictwo podmiotów trzecich.

Kontrole WHT - jak działają organy?

Wzmożone zainteresowanie WHT przekłada się na konkretne działania ze strony organów podatkowych. Kontrole w tym obszarze są coraz bardziej szczegółowe i często poprzedzane analizą danych – zarówno z raportów składanych przez podatników (np. MDR), jak i z międzynarodowej wymiany informacji.

W ostatnim czasie coraz powszechniejszą praktyką stają się tzw. kontrole celowane – skoncentrowane na konkretnym ryzyku (np. wypłatach za określone usługi lub zastosowaniu zwolnień bez opinii) i prowadzone równolegle u różnych podatników – często z tej samej branży lub grupy kapitałowej.

Coraz częściej organy przygotowują się do kontroli z wyprzedzeniem, korzystając z narzędzi analitycznych i danych zgromadzonych w systemach. W efekcie podatnicy mogą mieć do czynienia z bardzo precyzyjnymi pytaniami i oczekiwaniem konkretnych dowodów na to, że np. preferencje podatkowe zostały zastosowane prawidłowo. To przesuwa ciężar dowodowy na podatnika i wymaga znacznie lepszej dokumentacji oraz przygotowania już na etapie zawierania transakcji.

Podatek u źródła - kiedy należy zachować szczególną ostrożność?

Z perspektywy podatnika szczególną czujność należy zachować przy każdej płatności transgranicznej, która potencjalnie może podlegać WHT – niezależnie od tego, czy chodzi o dywidendę, należność licencyjną, usługę niematerialną czy opłatę za korzystanie z urządzenia przemysłowego.

Ryzyko rośnie zwłaszcza wtedy, gdy:

• wypłata przekracza próg 2 mln zł rocznie (limit, po którego przekroczeniu mogą powstać obowiązki związane z mechanizmem pay and refund),
• podatnik nie posiada opinii o stosowaniu zwolnienia lub obniżonej stawki WHT,
• kontrahent zagraniczny działa w strukturze holdingowej i niewykluczone, że przekazuje płatności dalej,
• dokumentacja kontrahenta jest niepełna, nieaktualna lub zawiera elementy budzące wątpliwości (np. certyfikat rezydencji sprzed kilku lat),
• podatnik nie wdrożył wewnętrznych procedur należytej staranności lub nie jest w stanie wykazać, jak ocenił status beneficial ownera.

Należyta staranność w WHT - praktyczne wskazówki jak się zabezpieczyć

W kontekście coraz częstszych kontroli WHT, kluczowe staje się proaktywne podejście do zarządzania ryzykiem podatkowym. Podatnicy, którzy chcą spać spokojnie, powinni przede wszystkim zadbać o dobrze udokumentowaną należyta staranność oraz przygotowanie odpowiednich procedur wewnętrznych.

W praktyce warto rozważyć m.in.:

• wdrożenie polityki weryfikacji kontrahentów pod kątem rezydencji podatkowej i statusu beneficial ownera,
• regularne aktualizowanie certyfikatów rezydencji i archiwizowanie dokumentów potwierdzających faktyczne wykonanie usług,
• przygotowanie procedury należytej staranności – nawet w uproszczonej formie – która pokaże, że podatnik podjął realne działania w celu oceny obowiązku poboru WHT,
• korzystanie z dostępnych instrumentów ochronnych, takich jak opinia o stosowaniu zwolnienia, interpretacja indywidualna czy wnioski o uprzednie porozumienia cenowe (APA),
• przegląd i audyt wewnętrzny rozliczeń WHT – zwłaszcza w grupach kapitałowych, gdzie może dochodzić do powtarzalnych płatności między spółkami.

Im lepiej przygotowany podatnik, tym większe szanse na pozytywny wynik kontroli – lub przynajmniej ograniczenie ryzyk i odpowiedzialności zarządu.

Jak możemy pomóc?

W obliczu rosnącej liczby kontroli i skomplikowanych wymogów formalnych w zakresie podatku u źródła, wspieramy naszych klientów kompleksowo – zarówno w ocenie ryzyka, jak i w zabezpieczeniu rozliczeń.

Pomagamy m.in. w:

• analizie obowiązków związanych z WHT i identyfikacji płatności, które mogą wymagać poboru podatku,
• ocenie statusu beneficial ownera oraz weryfikacji należytej staranności,
• przygotowaniu lub aktualizacji procedur wewnętrznych w zakresie WHT,
• pozyskaniu opinii o stosowaniu zwolnienia oraz interpretacji indywidualnych,
• przeprowadzeniu przeglądów rozliczeń i dokumentacji – również w formie szybkiego audytu przed kontrolą,
• wsparciu podczas kontroli podatkowych – w kontaktach z organami i w przygotowaniu odpowiedzi na pytania urzędników.

Działamy nie tylko reaktywnie, ale też prewencyjnie – pomagamy zbudować bezpieczne i transparentne podejście do WHT, które minimalizuje ryzyko sporów z fiskusem.

Podatek u źródła (WHT)